Zeilen werden als Zahlen, Spalten als Buchstaben dargestellt. Reichen die Buchstaben A-Z nicht aus, wird mit AA, AB ... fortgesetzt.
Die so entstandenen Zellen werden beispielsweise als A1 oder Y55 angegeben.
Rechteckbereiche werden durch die Zellen ’links oben’ : ’rechts unten’ beschrieben, z.B. A2:F5.
Eine ganze Zeile oder Spalte wird durch Weglassen der Spalte bzw. Zeile beschrieben, z.B. 24:24 oder A:A.
Bei Excel wird zwischen interner und externer Darstellung getrennt. Beispielsweise kann eine Zahl durch Format -> Zellen -> Zahlen -> Zahl -> Dezimalstellen mit einer unterschiedlichen Zahl von Dezimalstellen angezeigt werden. (Achtung: Excel 2010: Rechte Maustaste auf dem betreffenden Feld: Zellen formatieren...). Die Interne Genauigkeit bleibt jedoch unverändert. Tage werden intern als Tage seit dem 1.1.1900 gezählt. Dadurch lassen sich auch Differenzen von Kalendertagen leicht ermitteln.
Auch eine Formatierung mittels Zeilenumbruch oder Ausrichtung kann so gesteuert werden.
Erscheinen in Zellen mehrere ’♯♯♯♯♯’, liegt dies i.d.R. an einer zu kleinen Spaltenbreite, die man durch Shift + Doppelklick automatisch anpassen kann. Dies ist aber auch durch Format -> Spalte -> Breite erreichbar.